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Warum haben dann Unternehmen ein Personalwesen, wenn es doch nichts zum direkten Unternehmenserfolg beiträgt?
In dem folgenden Artikel erfährst Du, was unter der Personalwirtschaft zu verstehen ist, welche Aufgaben die Personalwirtschaft hat und welche Ziele dadurch erreicht werden sollen.
Personalwirtschaft einfach erklärt
Einfach erklärt, werden unter der Personalwirtschaft sämtliche unternehmensbezogene Prozesse verstanden, die sich mit dem Personal, deren Einsatz, Arbeitszeiten, Urlaubstagen und Vergütung befassen.
Andere Begriffe, welche synonym für die Personalwirtschaft genutzt werden, sind das Personalmanagement, das Personalwesen, die Personalpolitik oder das Human Resources Management.
Personalwirtschaft Definition
Die Personalwirtschaft umfasst alle Aufgaben, welche sich mit der Verwaltung und Steuerung von Personalangelegenheit beschäftigen. Bei der Personalwirtschaft werden die Mitarbeiter*innen von der Anstellung bis zur Kündigung bzw. dem Renteneintritt begleitet.
Dabei ist das Personal von zentraler Bedeutung.
Das Personal bildet die gesamte Menge an Angestellten und Arbeitern, welche in einem Unternehmen beschäftigt sind.
Die meisten Unternehmen haben für Personalangelegenheiten eine eigene Personalabteilung. Viele Aufgaben, wie die Auswahl von neuen Mitarbeiter*innen, werden auch häufig direkt von den jeweiligen Abteilungen übernommen.
Personalwirtschaft Bedeutung
Die Bedeutung der Personalwirtschaft wird häufig unterschätzt. Dabei kann ein schlecht geplantes Personalwesen genauso ein optimierbarer Kostenfaktor sein, wie eine Verschwendung anderer Ressourcen. So muss im Personalwesen dafür gesorgt werden, dass immer die richtige Anzahl an Fachkräften (Quantität) mit den richtigen Fertigkeiten (Qualität) im Unternehmen vorhanden ist.
Die Firma "Smarte Möbel" ist auf die Lieferung und den Aufbau von Möbelstücken spezialisiert. Insgesamt hat die Firma 22 Angestellte, wovon 16 die Möbel ausliefern und aufbauen und 4 im Lager tätig sind. Zudem sind 2 der Angestellten im Büro tätig.
In der Regel hat das Unternehmen 5 Touren pro Tag, sodass 10 Angestellte auf diese 5 Touren verteilt werden. Um auf Krankheits- und Urlaubstage reagieren zu können, werden immer 2 Angestellte zusätzlich eingeplant. Insgesamt sind daher 12 Angestellte für die Auslieferung und den Aufbau der Möbel notwendig. Die Firma hat jedoch 16 Mitarbeiter*innen, die in diesem Bereich einsetzbar sind. Somit sind 4 Fachkräfte in diesem Bereich zu viel vorhanden. Sofern diese nicht in andere Unternehmensbereiche versetzt oder neue zusätzliche Auslieferungstouren beschafft werden können, müssen ihre Stellen langfristig eingespart werden.
Aufgaben Personalwirtschaft
Die Aufgaben der Personalwirtschaft sind sehr vielseitig. Dabei kann zwischen den Kernaufgaben und spezifischen Aufgaben differenziert werden. Im Folgenden wirst Du zunächst einen Einblick in die Kernaufgaben erhalten, bevor spezifische Du einige spezielle Funktionen der Personalwirtschaft kennenlernen wirst.
Kernaufgaben der Personalwirtschaft
Die Kernaufgaben des Personalwesens begleiten die Menschen eines Unternehmens durch ihre gesamte Betriebszugehörigkeit und sogar noch darüber hinaus. Zuerst muss der Personalbedarf geplant, anschließend passendes Personal eingestellt werden. Die Mitarbeiter*innen müssen dann passend eingesetzt und anschließend verwaltet werden.
Während ihrer Betriebszugehörigkeit kümmert sich die Personalwirtschaft um die Entwicklung und Fortbildung des Personals. Abschließend gehört auch die Beendigung und die damit einhergehende Freisetzung des Personals zu den Aufgaben der Personalwirtschaft. Zusammenfassend lassen sich folgende Kernaufgaben der Personalwirtschaft zuordnen:
- Planung des Personalbedarfs
- Einstellung des Personals
- (qualifikationsgemäße) Einsetzung des Personals
- Entwicklung und Fortbildung
- Beendigung und Freisetzung des Personals
Spezifische Aufgaben der Personalwirtschaft
Um Dir einen ersten Überblick über spezielle Bereiche und Aufgaben der Personalwirtschaft zu vermitteln, soll Dir die nachfolgende Tabelle helfen:
| Aufgabe/ Bereich der Personalwirtschaft | Erklärung | Beispiel |
| Personalplanung | Bezieht sich auf die aktuell vorhandenen und zukünftig benötigten Fachkräfte | Das Unternehmen Tesla hat vor der Eröffnung seines Werks in Brandenburg genau geplant, welche und wie viele Arbeitskräfte benötigt werden. |
| Personalbeschaffung | Gesamter Einstellungsprozess von Fachkräften | Um Fachkräfte anzuwerben, hat Tesla diverse Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen geschaltet. |
| Personaleinsatz | Einschätzung, wie und wo das Personal am effizientesten eingesetzt werden kann | So wäre es nicht effizient, eine Büroangestellte in der Fertigung von Automobilteilen einzusetzen. |
| Personalverwaltung | operatives Geschäft, wie die rechtzeitige Vergütung, Verwaltung von Krankheitsfällen und Führen der Personalakte | Wenn bei einem Unternehmen ein*e Mitarbeiter*in krankheitsbedingt ausfällt, muss dies der Personalverwaltung gemeldet werden, die sich dann um Ersatz kümmert. |
| Personalentwicklung | (Weiter-)Entwicklung des Personals | Regelmäßige Fortbildungen oder Kurse, wie etwa Stressmanagement |
| Personalfreisetzung | Mitarbeiter*innen verlassen (zeitweise) das Unternehmen | Kündigung aufgrund eines anderen Stellenangebots, Elternzeit, Altersteilzeit |
Personalwirtschaft: Personalplanung
Bei der Personalplanung wird die aktive Vorbereitung zur Personalbeschaffung betrieben.
Der zeitliche Horizont, auf den sich die Personalplanung bezieht, liegt in der Zukunft. Somit handelt es sich bei der Personalplanung um eine strategische Aufgabe des Unternehmens. Die genaue Planung bezieht sich auf den Überblick über die aktuell vorhandenen und die zukünftig benötigten Fachkräfte.
Der Fokus der Personalplanung liegt auch nicht nur auf dem eigenen Unternehmen, sondern ist auch nach außen gerichtet. So müssen bei der Personalplanung auch Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt beachtet werden. So kann es während einer Wirtschaftskrise schwieriger sein, den eigenen Bedarf zu decken.
Personalwirtschaft: Personalbeschaffung
Auf der Grundlage des in der Personalplanung aufgestellten Personalbedarfs wird bei der Personalbeschaffung die Einstellung der neuen Fachkräfte organisiert.
Der Einstellungsprozess bzw. das Recruiting kann zum einen intern, zum anderen extern erfolgen. Bei der internen Personalbeschaffung wird ein passende*r Arbeiter*in aus dem eigenen Unternehmen für die Stelle genutzt.
Die externe Personalbeschaffung befasst sich mit der Rekrutierung von neuen Mitarbeiter*innen. Dabei wird der komplette Bewerbungsprozess vom Personalwesen organisiert – von der Stellenausschreibung über das Durchführen von Einstellungsgesprächen bis hin zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages.
Personalwirtschaft: Personaleinsatz
Bei dem Personaleinsatz wird geplant, wie und wo das Personal am produktivsten eingesetzt werden soll. Dabei wird alles von der Auswahl der passenden Abteilung bis hin zu den genauen Aufgaben geplant. Weiterhin werden auch die Arbeitszeitmodelle von der Personalabteilung organisiert. Dazu gehören etwa die genauen Arbeitszeiten oder die Schichteinteilung.
Personalwirtschaft: Personalverwaltung
Die Personalverwaltung beschäftigt sich mit dem operativen Geschäft innerhalb des Personalwesens. Damit werden die Aufgaben bezeichnet, welche konstant im Jahresverlauf anfallen.
Operative Aufgaben des Personalwesens können die Personalentlohnung, also das rechtzeitige Überweisen von Löhnen und Gehältern, die Verwaltung von Krankheitsfällen und Versicherungen, das Durchführen von Beförderungen
oder das Führen einer Personalakte bzw. das Schreiben von Arbeitszeugnissen sein.
Personalwirtschaft: Personalentwicklung
Eine sich immer schneller entwickelnde Welt sorgt dafür, dass auch Unternehmen für eine stetige Entwicklung der Fähigkeiten der Angestellten sorgen müssen. Um die Mitarbeiter*innen auf neue Herausforderungen vorzubereiten, ist es die Aufgabe der Personalentwicklung, das Know-how zu erweitern.
Weitere Aufgaben der Personalentwicklung sind die Einarbeitung von neuen Mitarbeiter*innen,
Fortbildungen, die Unterstützung von Auszubildenden oder das Festlegen von Zielen.
Personalwirtschaft: Personalfreisetzung
Die Personalfreisetzung bezeichnet den Prozess, in dem Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen müssen. Die Gründe dafür können vielfältig sein. Arbeiter*innen können durch eigenes Verschulden, wie Diebstahl, gekündigt werden oder können freiwillig wegen einer neuen Arbeitsstelle das Unternehmen verlassen.
Weiterhin kann es passieren, dass Unternehmen aufgrund einer Wirtschaftskrise oder technischer Entwicklungen Personal abbauen müssen. Aber nicht nur die Kündigung von Arbeitskräften gehört zu den Aufgaben, sondern es kann auch die Reduzierung der Arbeitszeit aufgrund von Elternzeit, Altersteilzeit oder Kurzarbeit in der Personalverwaltung geplant werden. Personal kann auch innerhalb des Unternehmens versetzt werden. Weiterhin können Angestellte auch freigesetzt werden, um an Weiterbildungen außerhalb des Unternehmens teilzunehmen.
Ziele der Personalwirtschaft
Die Ziele der Personalwirtschaft sind vielfältig und lassen sich in wirtschaftliche und in soziale Ziele unterteilen.
Personalwirtschaft wirtschaftliche Ziele
Die wirtschaftlichen oder auch ökonomischen Ziele beziehen sich darauf, die betrieblichen Vorgänge eines Unternehmens zu optimieren. So kann durch die Senkung der Personalkosten der Gewinn eines Unternehmens gesteigert werden. Auch Mitarbeiter*innen, welche neue Fertigkeiten in das Unternehmen einbringen, können einen positiven Effekt auf den Erfolg des Unternehmens leisten.
Personalwirtschaft soziale Ziele
Die sozialen Ziele der Personalwirtschaft beziehen die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen mit ein. Die Mitarbeiter*innen sind nicht nur eine ökonomische Ressource, sondern auch Menschen mit individuellen Interessen. Das Personalwesen hat daher das Ziel, den Arbeitsplatz arbeitnehmerfreundlicher zu gestalten. Dies kann etwa durch Gesundheitsvorsorge, einer generellen Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, der Schaffung von Aufstiegschancen, der Vermeidung von Mobbing oder einer stärkeren Anerkennung erfolgen.
Herausforderungen der Personalwirtschaft
Das 21. Jahrhundert birgt für die Personalwirtschaft neue Herausforderungen. Eine davon ist der demografische Wandel. Die Gesellschaft wird immer älter. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass immer mehr Arbeitnehmer*innen in die Rente gehen, während immer weniger junge Menschen nachrücken, um die Stellen zu besetzen.
Ältere Arbeitnehmer*innen haben auch andere Bedürfnisse als jüngere Angestellte. So müssen Unternehmen mehr in das Gesundheitsmanagement oder in Schulungen investieren. Gerade älteren Menschen fällt es oft schwer, mit neuen und sich ständig wechselnden Technologien zu arbeiten.
Auch der zunehmende Wertewandel stellt die Personalwirtschaft vor einige neue Aufgaben. Während es früher üblich war, dass der Mann Vollzeit arbeitete und die Frau zu Hause blieb, ist es heute üblich, dass beide wieder einem Job nachgehen. Die Arbeitszeit sollte daher flexibler gestaltet werden, um den Job und die Familie unter einen Hut zu bringen.
Mögliche Konzepte, um die Arbeitszeit flexibler zu gestalten, ist die Einführung von Gleitzeit. Es gibt in der Regel nur noch eine Kernarbeitszeit, in welcher alle anwesend sein müssen. Die restliche Arbeitszeit kann man flexibel gestalten. Auch eine Erhöhung des Homeoffice-Anteils oder die Einführung von eigenen Firmenkindergärten kann die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erhöhen.
Bei der Personalbeschaffung reichen Stellenausschreibungen in Zeitungen und im TV nicht mehr aus. Dies trifft insbesondere auf die jüngere Generation zu. Personalmarketing muss aktiv in den sozialen Medien betrieben werden, um zukunftsfähig zu bleiben. Menschen sind heutzutage auch lockerer, was den Wechsel zu einem anderen Unternehmen angeht. So müssen Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen immer mehr entgegenkommen, da die Auswahl an anderen Arbeitsstellen inzwischen sehr hoch ist.
Die Gesellschaft wird auch immer diverser, da durch Zuwanderung immer mehr Arbeitnehmer*innen aus anderen Kulturkreisen kommen. Das Personalmanagement kann sich daher auch um die Integration von Geflüchteten kümmern. Durch ein aktives Unterstützen dieser Zielgruppen können auch neue Mitarbeiter*innen gewonnen werden.
Aber nicht nur die Integration steigt zunehmend, sondern auch die Inklusion stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. In Deutschland ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Unternehmen ab einer bestimmten Größe schwerbehinderte Menschen einstellen müssen. Die richtige Zuteilung und die Unterstützung dieser Gruppe erfolgt auch im Personalmanagement, wenn es dafür keinen eigenen Bereich im Unternehmen gibt.
Neue Personalzielgruppen sorgen auch für eine andere Gestaltung der Arbeitsplätze.
So müssen Arbeitsplätze altersfreundlich, behindertengerecht und diskriminierungsfrei gestaltet werden.
Personalwirtschaft Beispiele
Um Dir die Vielfältigkeit der Personalwirtschaft näherzubringen, sollen Dir folgende konkrete Beispiele behilflich sein:
- Der Chiphersteller Intel will in Magdeburg ein neues Werk bauen. Dazu sollen langfristig 10.000 Mitarbeiter*innen in verschiedenen Bereichen eingestellt werden. (Personalplanung)
- Siemens baut eine eigene Digitalisierungsakademie auf, durch die das Personal weiter- und fortgebildet werden soll, um auch zukünftige Aufgaben bewältigen zu können (Personalentwicklung)
- Das Online-Unternehmen Twitter hat nach einer internen Umstruktierung mehrere tausend Mitarbeiter*innen entlassen (Personalfreisetzung).
Personalwirtschaft – Das Wichtigste
- Die Personalwirtschaft umfasst alle Aufgaben, welche sich mit der Verwaltung und Steuerung von Personalangelegenheit beschäftigen.
- Die zentralen Aufgaben der Personalwirtschaft sind:
- die Personalplanung
- die Personalbeschaffung
- der Personaleinsatz
- die Personalverwaltung
- die Personalentwicklung
- die Personalfreisetzung
- Die Ziele der Personalwirtschaft können wirtschaftlich oder sozial sein.
- Herausforderungen der Personalwirtschaft können sein:
- der demografische Wandel
- der Wertewandel
- der Umgang mit einer diverseren Gesellschaft
Nachweise
- Helmut Schedel (2019). BWR 12 Betriebswirschaftslehre mit Rechnungswesen. FABi Trainer.
- Wirtschaftslexikon.gabler.de. Personalwirtschaft. (18.04.2022)
- Bwl-lexikon.de. Personalwirtschaft. (18.04.2022)
- Welt-der-bwl.de. Aufgaben der Personalwirtschaft. (18.04.2022)
- Bwl-wisen.de. Personalwirtschaft. (18.04.2022)
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Häufig gestellte Fragen zum Thema Personalwirtschaft
Warum ist Personalwirtschaft so wichtig?
Personalwirtschaft organisiert und steuert den gesamten Personalbedarf eines Unternehmens. Ohne eine ordentliche Verwaltung des Personals können auch alle anderen Bereiche des Unternehmens nicht mehr ordentlich arbeiten.
Welche Ziele werden in der Personalwirtschaft verfolgt?
Die Ziele der Personalwirtschaft können wirtschaftlich und sozial sein. Wirtschaftliche Ziele können die Optimierung der Personalnutzung sein. Soziale Ziele konzentrieren sich dagegen auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter*innen.
Was sind die Aufgaben der Personalwirtschaft?
Die zentralen Aufgaben der Personalwirtschaft sind:
- die Personalplanung
- die Personalbeschaffung
- der Personaleinsatz
- die Personalverwaltung
- die Personalentwicklung
- die Personalfreisetzung
Was gehört alles zur Personalwirtschaft?
Von der Personalwirtschaft werden alle Vorgänge abgedeckt, welche sich mit dem Personal an sich beschäftigen. Dies sind alle Tätigkeiten von der Einstellung des Personals, über die Organisation von Weiterbildungen bis hin zur Entlassung von Personal.
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