Zeitmanagement – Die besten Methoden und Tipps

Zeitmanagement Definition

Zeitmanagement ist laut Google der „strukturierte Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit“, sprich wie der Name schon sagt, das Management der Zeit. Wie wir alle wissen, ist Zeit eine begrenzte Ressource, deswegen ist es wichtig sie richtig einzuteilen. Ein gutes Zeitmanagement setzt voraus, dass man Prioritäten richtig setzen kann. Deswegen möchten wir dir ein paar effektive Methoden und Tipps mit an die Hand geben, die dir bei der Selbstorganisation helfen können.

 

Zeitmanagement lernen – Die besten Methoden

Beim Zeitmanagement geht es unter anderem darum, Aufgaben in eine hierarchische Ordnung bringst. Du sortierst sie vor allem nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Hierzu gibt es verschiedene Methoden und Modelle – wir möchten dir die bekanntesten und sinnvollsten zeigen.

Eisenhower-Prinzip:

Das Eisenhower-Prinzip, auch bekannt als Eisenhower-Matrix oder Eisenhower-Methode, wird in vier Teile gegliedert:

1. Wichtig und dringlich: Die wichtigen und dringlichen Aufgaben, um dein Ziel zu erreichen, werden sofort und vor allen anderen abgearbeitet.
2. Wichtig, aber nicht dringlich: Diese Aufgaben sind auch wichtig um deine Ziele zu erreichen. Im beruflichen Kontext bedeutet das: Delegieren, also an diejenigen weitergeben, die Kapazität haben. Für dich privat heißt das aber: Aufgaben exakt terminieren und persönlich erledigen.
3. Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben werden sobald wie möglich/nötig erledigt. Da du diese im privaten Kontext vermutlich nicht abgeben kannst, werden sie nach den Prioritäten in der Kategorie „wichtig“ abgearbeitet.
4. Weder wichtig, noch dringlich: Diese Aufgaben kannst du sofort aus deinem Kalender und deinem Kopf streichen. Was weder wichtig, noch dringlich ist, kann irgendwann mal erledigt werden, da sie dich deinem Ziel nicht näher bringen.

 

 

Beachte: Wichtigkeit kommt immer vor Dringlichkeit! Sonst besteht, die Gefahr, dass du triviale Aufgaben priorisierst. Das ist auch bekannst als „Aufschieberitis“ bzw. Prokrastination.

 

Bullet Journal

Das Bullet Journal ist wohl den meisten eher als klassische und simple To-Do-Liste bekannt. Dabei schreibst du auf einem Blatt oder Smartphone alle deine Aufgaben, Ziele und Wünsche auf, die regelmäßig sortiert, sprich priorisiert werden sollten. So geht einerseits kein Gedanke verloren, gleichzeitig lassen sich erledigte Dinge in dieser Prioritätenliste wunderbar abhaken und so die Erfolge sichtbar machen. Du kannst dabei auch sehr kreativ werden, zum Beispiel kannst du die Punkte mit Symbolen versehen, um zu sehen, was mehr oder weniger wichtig ist.

 

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse als Zeitmanagement Methode, leitet sich sehr von der Eisenhower-Matrix ab. Die Art der Priorisierung ist hierbei sehr simpel. Anfallende Aufgaben werden lediglich nach ihrer Wichtigkeit geordnet: A-Aufgaben sind sehr wichtig und werden sofort erledigt. B-Aufgaben sind weniger wichtig und können deshalb später erledigt oder auch delegiert werden. C-Aufgaben schließlich sind kaum wichtig bis unwichtig. Sie werden gänzlich delegiert oder verworfen. Je nachdem, ob du diese Art des Zeitmanagements im beruflichen oder privaten Kontext anwendest, ist die Option „delegieren“ natürlich mehr oder weniger relevant.

 

 

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ein bekanntes Konzept, mit dem du deinen Tag planen kannst. ALPEN steht für:

• Aufgaben aufschreiben: Hier zählen auch die dazu, die vom Vortag übrig sind.
• Länge einschätzen: So realistisch wie möglich.
• Pufferzeit einplanen: z.B. 60% spezifisch planen, 40% für Unterbrechungen einplanen.
• Entscheidungen priorisieren: z.B. mithilfe der ABC-Analyse oder Eisenhower Matrix.
• Nachkontrollieren: Was habe ich erreicht?

Beachte: Unerledigte Aufgaben vom Vortrag, werden am nächsten Tag erledigt. Wichtig dabei ist, die Aufgaben realistisch zu setzen, damit du beim Nachkontrollieren nicht immer viel Unerledigtes auf den nächsten Tag schieben musst!

SMART-Methode

Diese Methode ist eine sehr effektive Selbstmanagement Methode. Sie soll beim Formulieren der eigenen Ziele helfen. Im Vordergrund steht, diese zunächst möglichst realistisch einzuschätzen und danach sinnvolle Fristen zu setzen. Die SMART-Methode ist ein Klassiker im Prioritäten setzen und wurde 1956 entwickelt. „SMART“ ist ein Akronym und steht für:

• Spezifisch: Ziele so konkret und spezifisch wie möglich formulieren.
• Messbar: Qualitative und quantitative Messgrößen bestimmen.
• Attraktiv: Plane so, dass du Lust hast, das Ziel zu realisieren.
• Realistisch: Machbarkeit der Aufgabe innerhalb der Zeit und mit den Mitteln.
• Terminiert: Ziele zeitlich bindend planen (Was ist bis wann zu erledigen?).

 

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist auch bekannt als Pareto-Effekt oder 80/20-Regel und geht auf den Ökonomen Vilfredo Pareto zurück. Es besagt, dass du mit 20 Prozent Einsatz, 80 Prozent der Ergebnisse erzielen kannst. Aufs Zeitmanagement übertragen heißt das, dass du mit 20 Prozent der eingesetzten Zeit, 80 Prozent der Aufgaben erledigen kannst.

Beim Pareto-Prinzip geht es auch darum, für dich selbst zu strukturieren, was Priorität hat und welche Dinge nicht so viel Aufmerksamkeit bedürfen. Das ist besonders dann wichtig, wenn es viel zu tun gibt und die Zeit begrenzt ist. Deshalb solltest du eine Prioritätenliste führen, zum Beispiel in Form eines Bullet Journals und die wirklich relevanten Aufgaben (die, die dich deinem eigentlichen Ziel näher bringen) darin festhalten. Bei der Erledigung der Aufgaben kommt es dann darauf an, dich nicht in Details hinein zu steigern. Ansonsten verlierst du schnell den Fokus.

➜ Probier doch mal die ein oder andere Zeitmanagement Methode selbst aus und finde die perfekte für dich persönlich, um Prioritäten richtig zu setzen!

 

Zeitmanagement optimieren – Tipps

Trotz ihres hohen Stellenwertes wird die Wichtigkeit bzw. Relevanz gewisser Aufgaben beim Zeitmanagement falsch eingeschätzt. Kann passieren – und liegt häufig an typischen Fehlern im Umgang mit Zielen. Oftmals verliert man sie aus den Augen und sie werden somit nie umgesetzt.

Wir möchten dir deshalb noch ein paar Tipps geben, wie du die richtigen Prioritäten für dich persönlich setzen kannst und so deine Selbstorganisation verbessern kannst:

1. Lerne dich selbst besser kennen: Wenn du dich mit dir selbst auseinander setzt, dich fragst was du wirklich willst und dir klar machst, was deine Stärken und Schwächen sind, hilft dir das enorm leichter Prioritäten zu setzen.
2. Setze die unbeliebten Aufgaben oben auf die Liste: Wenn du diese gleich als erstes abarbeitest, hast du sie zum einen nicht die ganze Zeit im Hinterkopf und zum anderen kannst du dich auf die schöneren Aufgaben danach freuen. Somit dient es gleichzeitig der Motivation und du wirst stolz auf dich sein, die blöden Aufgaben endlich erledigt zu haben!
3. Achte auf dein Zeitmanagement: Auch die beste To-Do-Liste bringt dir leider nicht viel, wenn du die Zeit vollkommen aus den Augen verlierst. Notiere dir also am besten auch Zeitziele. Bleibe dabei aber realistisch und setze dich mit utopischen Vorstellungen nicht unnötig unter Druck.
4. Schreibe dir am Abend eine To-Do-Liste für morgen: Du weißt heute schon, was morgen ansteht? Dann notiere dir bereits am Abend die drei wichtigsten Aufgaben des kommenden Tages. So hast du sie direkt am Morgen vor Augen und bereitest dich schon einmal mental darauf vor. Du sammelst erste wichtige Gedanken dafür und kannst sie so vielleicht sogar schneller abhaken als sonst.
5. Lasse dich nicht demotivieren: Anfangs ist es bestimmt nicht einfach richtig Prioritäten zu setzen, deswegen ist es normal auch mal die ein oder andere Aufgabe doch auf den nächsten Tag zu schieben. Das hat oftmals den Grund, dass du unrealistische Zeitziele gesetzt hast. Versuche dran zu bleiben oder Aufgaben besser zu terminieren. Übernimm dich nur nicht, indem du deinen ganzen Tag auf die Sekunde genau planst oder dir viel zu viele Aufgaben an einem Tag setzt.

Fazit

Es ist eine Kunst, die richtigen Prioritäten zu setzen und gutes Zeitmanagement anzuwenden. Was dir dabei helfen kann, diese Kunst zu erlernen, sind effektive Methoden wie die Eisenhower Matrix, die ALPEN- oder auch die SMART-Methode. Aber auch ein einfaches Bullet Journal (To-Do-Liste) kann schon reichen, mehr Selbstorganisation in dein Leben zu bringen und dir somit beim Erreichen deiner Ziele zu helfen.

Als letzten Tipp dazu noch: Ein gutes Zeitmanagement kannst du dir auch mit Hilfe der kostenlosen StudySmarter App aneignen. Mache dir einen Plan, wann und was du lernen möchtest und verliere so nie dein Ziel aus den Augen. Probier es doch mal aus!