Projektmanagement

Projektmanagement einfach erklärt: Was ist das und warum ist es wichtig?

Projektmanagement ist wichtig, weil es:

• Die Effizienz und Effektivität von Projekten erhöht;
• Die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten verbessert;
• Den Projektfortschritt überwacht und Probleme frühzeitig erkennt;
• Risiken minimiert und Problembehebungen unterstützt;
• Die Projektqualität sicherstellt und somit zum Projekterfolg beiträgt.

Projektmanagement in der BWL: Bedeutung und Anwendungsbereiche

Projekte spielen in der Betriebswirtschaftslehre (BWL) eine zentrale Rolle, da sie oft beim Aufbau und der Erweiterung von Unternehmen, bei der Entwicklung neuer Produkte oder bei der Entdeckung neuer Marktpotenziale eingesetzt werden. Somit ist Projektmanagement für verschiedenste Aspekte der betriebswirtschaftlichen Tätigkeit relevant. Zu den Anwendungsbereichen gehören unter anderem:

• Produktentwicklung und -verbesserung;
• Marketing und Vertrieb;
• Organisationsentwicklung und -strukturierung;
• Personalwesen und Unternehmensführung;
• Controlling und Finanzplanung;
• Logistik und Supply Chain Management;

Projektmanagement Methoden und Modelle

Es gibt verschiedene Projektmanagement-Methoden und -Modelle, die jeweils ihre eigenen Vorteile und Anwendungsbereiche haben. Im Folgenden werden einige der am häufigsten verwendeten Ansätze vorgestellt und erläutert.

Klassisches Projektmanagement: Vorgehensweise und Vorteile

Das klassische Projektmanagement, auch als traditionelles oder lineares Projektmanagement bezeichnet, stützt sich auf eine plangetriebene Vorgehensweise. Projekte werden in dieser Methode meist in klar voneinander abgegrenzten Phasen durchgeführt. Diese Phasen verlaufen sequenziell nacheinander und beinhalten typischerweise:

• Initiierung
• Planung
• Ausführung
• Überwachung und Steuerung
• Abschluss

In jeder Phase werden bestimmte Aktivitäten durchgeführt und Aufgaben erledigt, bevor zum nächsten Schritt übergegangen wird. Dieser systematische Ansatz lässt wenig Spielraum für Änderungen während des Projekts, alle Anforderungen und der Arbeitsaufwand müssen schon in der Planungsphase genau festgelegt werden. Vorteile des klassischen Projektmanagements sind:

• Strukturiertes und planbasiertes Vorgehen;
• Effektive Ressourcenallokation;
• Gut geeignet für Projekte mit klar definierten Anforderungen;
• Einfache Projektfortschritt-Messung anhand von Meilensteinen.

Agiles Projektmanagement: Prinzipien und Erfolgsfaktoren

Das agile Projektmanagement verfolgt einen flexiblen, teamzentrierten und iterativen Ansatz. Der Schwerpunkt liegt auf der kontinuierlichen Verbesserung, Anpassungsfähigkeit und der aktiven Beteiligung der Stakeholder. Agile Projekte sind in kleinere Zyklen oder Iterationen unterteilt, in denen gemeinsam mit dem Kunden oder Auftraggeber neue Anforderungen erarbeitet und umgesetzt werden. Die wichtigsten Prinzipien des agilen Projektmanagements sind:

• Kunden- und Benutzerzentrierung: Fokus auf den Mehrwert und die Zufriedenheit der Endnutzer;
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Bereitschaft, bei Bedarf Änderungen anzunehmen und umzusetzen;
• Kollaboration und Kommunikation: Offene und regelmäßige Kommunikation innerhalb des Teams und mit allen Stakeholdern;
• Kontinuierliche Verbesserung: Ständige Reflexion der Projektarbeit und Anpassung von Prozessen und Tools zur Optimierung der Qualität und Effizienz.

Zu den Erfolgsfaktoren im agilen Projektmanagement zählen:

• Engagiertes und selbstorganisiertes Team;
• Einbindung der Stakeholder und regelmäßiges Feedback;
• Transparente Kommunikation und zielgerichtete Zusammenarbeit;
• Schnelle Entscheidungsfindung und Anpassungsfähigkeit.

Hybrides Projektmanagement: Kombination aus klassisch und agil

Hybrides Projektmanagement ist eine Mischung aus klassischen und agilen Ansätzen und Methoden. Dieser Ansatz kombiniert die strukturierte und plangetriebene Vorgehensweise des klassischen Projektmanagements mit der Flexibilität und Kundenorientierung des agilen Projektmanagements. Dabei werden bestimmte Elemente aus beiden Methoden gewählt und an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des jeweiligen Projekts angepasst. Ein hybrides Projektmanagement kann beispielsweise so aussehen: - In der Planungsphase werden klassische Methoden verwendet, um das Projektziel und den Umfang zu definieren sowie Ressourcen zuzuweisen; - In der Ausführungsphase werden agile Methoden eingesetzt, um iterativ und inkrementell auf Kundenanforderungen einzugehen und Veränderungen anzunehmen; - In der Überwachungs- und Steuerungsphase werden sowohl klassische als auch agile Methoden genutzt, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Vorteile des hybriden Projektmanagements sind:

• Flexibilität in der Kombination verschiedener Methoden und Ansätze;
• Anpassbarkeit an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Projekts;
• Kombination der Vorteile klassischer und agiler Projektmanagement-Methoden;
• Möglichkeit, bestehende Projekte mit festen Strukturen agil zu erweitern oder an veränderte Bedingungen anzupassen.

Kanban Projektmanagement

Kanban ist eine Methode des agilen Projektmanagements und wird vor allem zur Visualisierung und Steuerung von Projekten und Arbeitsabläufen verwendet. Die Grundidee von Kanban besteht darin, Aufgaben und Arbeitsschritte (sogenannte "Karten") auf einem Kanban-Board darzustellen, das in verschiedene Spalten für unterschiedliche Phasen des Arbeitsprozesses unterteilt ist. Zu den zentralen Elementen von Kanban gehören:

• Kanban-Board: Die zentrale Plattform zur Darstellung der Aufgaben und des Arbeitsfortschritts
• Karten: Aufgaben oder Arbeitsschritte, die auf dem Board dargestellt und in den verschiedenen Phasen verschoben werden
• Spalten: Vertikale Bereiche des Boards, die verschiedenen Phasen oder Zuständen im Arbeitsprozess entsprechen
• Work-In-Progress (WIP) Limit: Eine Begrenzung der Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig in einer Phase bearbeitet werden dürfen.

Der Fokus von Kanban liegt auf:

• Visualisierung von Arbeit: Darstellung des Arbeitsprozesses und des Fortschritts auf dem Kanban-Board;
• Aufdeckung von Engpässen: Identifikation und Behebung von Blockaden im Arbeitsablauf;
• Kontinuierliche Verbesserung: Anpassung der Prozesse und der Arbeitsweise basierend auf den Erfahrungen und Beobachtungen aus der Projektarbeit;
• Transparenz und Kommunikation: Offenlegung aller wichtigen Informationen und Förderung der Zusammenarbeit im Team.

Kanban ist besonders geeignet für Projekte, die einen kontinuierlichen Arbeitsfluss erfordern und in denen die Flexibilität und ständige Anpassung an neue Anforderungen eine wichtige Rolle spielen. Die einfache und übersichtliche Darstellung von Aufgaben auf dem Kanban-Board hilft dabei, den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten, Prioritäten zu setzen und frühzeitig Engpässe oder Probleme zu erkennen.

Die verschiedenen Projektmanagement Phasen

Ein erfolgreiches Projekt durchläuft mehrere Phasen, in denen unterschiedliche Aufgaben und Anforderungen im Vordergrund stehen. Die Klarheit über diese Phasen ermöglicht eine bessere Planung und Kontrolle des Projekts. Die Projektmanagement Phasen sind wie folgt:

1. Initiierung: In dieser Phase werden die Idee und die Projektaufgabe definiert. Ein Projektinitiierungsdokument (PID) wird erstellt, das den Projektumfang, die Ziele, die Annahmen und die Stakeholder identifiziert.
2. Planung: Hier werden der Projektplan, der Ressourcenbedarf, das Budget, der Zeitplan und die Kommunikationsanforderungen festgelegt. Risiken und Qualitätsanforderungen werden identifiziert und in die Planung einbezogen.
3. Ausführung: In der Ausführungsphase beginnt die eigentliche Projektarbeit. Die Projektteams bearbeiten ihre Aufgaben und liefern Ergebnisse entsprechend dem vereinbarten Zeitplan. Die Projektsteuerung und Kommunikation kommen ins Spiel, um den Fortschritt zu verfolgen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen.
4. Überwachung und Kontrolle: Während der gesamten Projektlaufzeit werden der Fortschritt, die Qualität und die Kosten überwacht und analysiert. Probleme oder Verzögerungen werden identifiziert und Lösungsstrategien entwickelt, um das Projekt im vorgegebenen Rahmen zu halten.
5. Abschluss: In der Abschlussphase des Projekts werden die Projektergebnisse bewertet, dokumentiert und an die Stakeholder übergeben. Wichtige Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem Projekt können in einer Projektabschlusssitzung gesammelt und für künftige Projekte genutzt werden.

Magisches Dreieck Projektmanagement

Eine der Hauptaufgaben im Projektmanagement besteht darin, das Gleichgewicht zwischen drei kritischen Faktoren herzustellen und zu erhalten: Qualität, Kosten und Zeit. Diese Faktoren bilden das sogenannte magische Dreieck im Projektmanagement und beeinflussen den Erfolg eines Projekts maßgeblich.

• Qualität: Sie bezieht sich auf die Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder an das endgültige Projektergebnis. Qualität kann sich auf verschiedene Aspekte beziehen, wie die Funktionalität, Zuverlässigkeit oder Benutzerfreundlichkeit eines Produkts oder einer Dienstleistung.
• Kosten: Die Kosten eines Projekts umfassen alle finanziellen Aspekte, die mit der Planung, Durchführung und Abschluss des Projekts zusammenhängen. Ein effizientes Kostenmanagement ist entscheidend, um ein Projekt im geplanten Budgetrahmen zu halten.
• Zeit: Zeit ist ein wesentlicher Faktor bei der Planung und Steuerung von Projekten. Die Einhaltung von Zeitplänen und die termingerechte Fertigstellung der Arbeitspakete tragen maßgeblich zum Projekterfolg bei.

Das magische Dreieck zeigt die Beziehung zwischen Qualität, Kosten und Zeit.

Die Herausforderung im Projektmanagement besteht darin, die Balance zwischen diesen Faktoren zu finden und aufrechtzuerhalten. Wenn einer dieser Faktoren geändert oder optimiert wird, hat dies Auswirkungen auf die beiden anderen:

• Eine Erhöhung der Qualität kann zu höheren Kosten und/oder längeren Zeiträumen führen
• Kostensenkungen können sich negativ auf die Qualität oder den Zeitplan auswirken
• Eine Verkürzung der Zeitachse kann die Qualität beeinträchtigen oder zusätzliche Ressourcen und Kosten erfordern.
• Kosten: Die Kosten eines Projekts umfassen alle finanziellen Aspekte, die mit der Planung, Durchführung und Abschluss des Projekts zusammenhängen. Ein effizientes Kostenmanagement ist entscheidend, um ein Projekt im geplanten Budgetrahmen zu halten.
• Zeit: Zeit ist ein wesentlicher Faktor bei der Planung und Steuerung von Projekten. Die Einhaltung von Zeitplänen un